Un sistem de administrare a continutului sau CMS (Content Management System) este un sistem software creat pentru automatizarea cat mai deplina a gestiunii continutului, in special a site-urilor web. Scopul este de a reduce sau elimina interventia programatorilor la editarea si administrarea site-urilor lor. CMS-ul faciliteaza organizarea, controlul si publicarea de documente sau alt tip de continut, cum ar fi imagini si resurse multimedia. Un CMS faciliteaza adesea crearea in comun de documente. Un “CMS web” este un CMS cu facilitati aditionale pentru usurarea publicarii de continut pe diversele site-uri.
Date fiind complexitatea site-urilor web si inexistenta unui model standard, definirea unitara a CMS precum si a partilor sale componente este foarte greu de realizat. Granitele dintre portale, sisteme CMS, DMS (Document Management System – Sistem de Administrare a Documentelor) si ECS (E-commerce Systems – Sisteme de Comert Electronic) nu sunt evidente si acestea adesea se suprapun.
Sistemele de administrare a continutului web sunt folosite adesea pentru stocarea si controlul documentelor cum ar fi articole, manuale tehnice sau de alte naturi, ghiduri de vanzari si brosuri de marketing. Un CMS poate avea urmatoarele functii:
- Crearea si transferul de documente si material multimedia
- Identificarea utilizatorilor cheie si a rolului lor in gestionarea continutului
- Atribuirea de roluri si responsabilitati diferitelor categorii de continut
- Definirea de sarcini de lucru, adesea cuplate cu trimiterea de mesaje in functie de eveniment, astfel incât managerii de continut sunt alertati automat când intervin schimbari ce ii privesc
- Urmarirea si organizarea mai multor versiuniale aceluiasi element de continut.
- Publicarea continutului intr-o biblioteca, pentru a sprijini accesul la continut. In ultima vreme biblioteca (baza de date) este o parte tot mai importanta a sistemului; ea poate fi usor interogata.
Sisteme de administrare a continutului web ( CMS ):
De obicei un asemenea sistem ofera unelte software prin care utilizatorii fara cunostinte de programare pot totusi crea si organiza continutul cu relativa usurinta. Majoritatea sistemelor folosesc o baza de date pentru stocarea continutului, si un layer de prezentare pentru afisarea acestuia vizitatorilor obisnuiti, bazat pe un set de modele sau mostre (templates). Administrarea se face in mod normal printr-un browser web, dar unele sisteme pot fi modificate si pe alte cai.
Un CMS web difera de creatoare de site-uri precum FrontPage sau Dreamweaver prin faptul ca un CMS permite utilizatorilor fara cunostinte tehnice sa faca schimbari in site cu training putin sau deloc. Un CMS este usor de folosit si permite utilizatorilor autorizati sa administreze un site web. Un CMS este mai mult o unealta de intretinere decât de creare de site-uri.
Un sistem de administrare a continutului web ofera urmatoarele facilitati cheie:
- Template-uri automate – Creeaza template-uri vizuale standard care pot fi aplicate automat continutului nou si existent, creând un punct central pentru schimbarea interfetei unui site web.
- Continut usor editabil– Odata ce continutul e separat de reprezentarea vizuala a site-ului, editatul si manipulatul devin de obicei mult mai usoare si mai rapide. Cele mai multe CMS-uri includ unelte de editat WYSIWYG ce permin personalului non-tehnic sa creeze si sa editeze continut.
- Scalable feature sets– Cele mai multe CMS-uri au plugin-uri sau module care pot fi instalate usor pentru a extinde functionalitatea.
- Upgrade-uri dupa standardele web – Solutiile active de administrare a continutului primesc de-obicei update-uri regulate care includ noi facilitati si tin sistemul la standardele web.
- Administrarea workflow-ului– Workflow-ul este procesul crearii de sarcini secventiale si paralele care trebuiesc indeplinite de catre CMS. De exemplu, un creator de continut scrie un articol care nu este publicat pe site pâna cand nu este curatat de editorul de copii si aprobat de editorul sef.
- Administrarea documentelor– CMS-urile pot veni cu mijloace de gestionare a ciclului de viata al unui document, de la creare, prin revizii, publicare, arhivare si distrugere.
Operarea:
Un sistem de administrare a continutului unui site web ruleaza des pe serverul site-ului. Majoritatea sistemelor ofera acces controlat pentru diferite ranguri de utilizatori cum ar fi administratorii, editorii si creatorii de continut. Accesul se face de obicei prin browser-ul web, posibil combinat cu FTP pentru uploadarea continutului.
Creatorii de continut incarca documentele lor in sistem. Editorii accepta sau resping documentele, editorii de layout aranjeaza site-ul. Editorul sef este deci responsabil cu publicarea continutului pe site-ul live. CMS-ul controleaza si ajuta la controlarea fiecarui pas din workflow, incluzând partea tehnica a publicarii documentelor pe unul sau mai multe servere web.
Continutul si toate informatiile care au legatura cu site-ul sunt de-obicei stocate intr-o baza de date relationala pe server. CMS-ul tine in mod normal evidenta editiilor anterioare ale site-ului si a editiilor nepublicate inca. Paginile controlate si publicate printr-un CMS pot fi apoi vazute de vizitatorii site-ului.